Les secrétaires virtuelles fournissent à leurs clients, des services administratifs et de bureau semblables à ceux qu'elles fourniraient en se déplaçant sur leur lieu de travail. La seule différence est le déplacement et les horaires de travail.
Pour obtenir du succès dans cette voie, vous devez avoir un minimum de connaissances sur les outils, l'équipement et les travaux de secrétariat. De plus, avoir suffisamment d'expérience pour gérer les clients et beaucoup d'organisation. Il faudra faire attention de ne pas vous tromper lors de la réalisation de vos tache, d'offrir les meilleurs services pour satisfaire la clientèle car sinon vous pouvez être rejeté de suite. En tant que télésecrétaire, vous travaillerez de chez et traiterez par téléphone ou internet avec vos clients, ce qui impose d'avoir de bons outils, de pouvoir communiquer directement et à tout moment de la journée avec eux.
Une erreur peut vous coûter cher. Vous risquez de perdre des clients, mettre en danger votre entreprise en compromettant votre intégrité, ce qui conduira a des difficultés morales.
Je vais vous indiquer quelques erreurs qui devraient être absolument évitées si vous voulez mener au succès votre entreprise et rentabiliser votre télésecrétariat.
1 – Ouvrir son télésecrétariat sans une bonne planification - Il est très important de bien planifier la mise en route de votre télésecrétariat. Savoir avec quels outils et comment travailler, la façon de démarcher vos client, le financement de votre entreprise si nécessaire, les services que vous offrirez et à quels prix et la façon de gérer l'entreprise. Il vous faudra aussi un plan marketing. Savoir sur quel support et comment passer vos publicités, journaux, magasines, internet. Grâce à votre plan, vous saurez quoi faire, comment le faire et à quel moment. Sans plan de route, vous serez perdu, et vous perdrez du temps dans des problèmes qui aurait pu être évités et aurez 35% de chance en moins que votre entreprise prospère.
2 – Dépenser trop en pensant que cela pourra servir - Souvent nous avons tendance à dépenser plus que prévu pour le cas où. Et bien là, il faudra faire le contraire. Ne dépenser que pour le strict nécessaire. Quelquefois, il vaut mieux louer ou le faire faire que d'acheter le matériel qui ne servira qu'une fois. Voire les bonnes occasions, maintenant beaucoup de boutique remettent à neuf du matériel informatique et autre et le revende avec une petite garanti. Pour les fournitures, même si achetés en gros cela vous revient moins cher, vous ne serez jamais une structure suffisantes pour générer de grosse ristournes, donc acheter juste ce qu'il vous faut. Beaucoup de société coulent dans la première année à cause de la trésorerie.
3 – Avoir une tarification trop basse - Si pour avoir de la clientèle, vous cassez les prix du marché, non seulement vous n'aurez pas assez pour vivre et payer tout les frais de la société, mais en plus, vous aurez de la clientèle de sous classe qui auront des difficultés à vous payer car eux même pratique des prix trop bas et ainsi de suite. Les bons clients ne viendront pas à vous car ils penseront que vous fournissez du travail de basse qualité vu le prix demandé. Restez dans le marché et innovez, trouvez le petit plus qui fera que se sera vous que la clientèle choisira. Une société avec des prix supérieurs prospérera toujours si son travail le justifie.
4 – Essayez de vous spécifier plutôt que de vous diversifier - Une entreprise pourra confier différent travaux à différents télésecrétariats si elle a choisi d'externaliser son secrétariat. Un dicton dit « il ne faut pas mettre tous ses œufs dans le même panier » et les entreprises rusés le savent. Donc plusieurs clients pour des taches exécutées en professionnalisme, plutôt qu'un seul client pour qui vous faites tout le secrétariat dans l'approximatifs. Plusieurs clients, plusieurs référence, un client, une seule référence. 2 ou 3 spécialisations est plus profitable pour un télésecrétariat qu'une généralité.
« Spécialisée dans la relance clientèle » fait plus sérieux que « travaux de secrétariat en tout genre »
5 – Manque d'une bonne stratégie marketing - Le manque de publicité conduit à l'échec. Si les sociétés concernées ne savent pas que votre entreprise de télésecrétariat s'est installée, il ne pourront pas vous demander un devis.
Les annonces publicitaires, dans les journaux de temps en temps ne sont pas suffisantes, il faut être vu, il vous faudra vous inscrire dans des réseaux plus professionnels que sociaux, les forums aussi professionnels où vous laisserez votre carte professionnelle virtuelle ou l'adresse où elle est visible. Être le plus vu possible. Une bonnes stratégie marketing est très importante.
6 – Ne pas cibler le bon marché - C'est la pire erreur de parcours d'un entrepreneur. Un marché mal ciblé mène à l'échec.
Spécialisée dans la relance clientèle vous contacter des grosses sociétés qui ont les moyens de se payer des avocats, vous n'aurez jamais de clients. Préférez les petites entreprises et les commerçants qui n'ont pas les moyens d'avoir une secrétaire. Pour cibler les particuliers, vous pouvez avoir une spécialisation en plus. Donc il vous faudra faire attention où vous poster vos publicités, il faudra repérer les journaux, sites magasines et autres qui visent la clientèles ciblée.
Vous pourrez avoir un télésecrétariat prospère aussi longtemps que vous éviterez ces erreurs.
Ayez toujours à l'esprit la bonne promotion de votre entreprise, la bonne satisfaction de votre clientèle, de fournir un service de qualité afin de n'avoir que des clients satisfaits.
Suivez mes conseils et prospérez.
Dans mon prochain article, je vous donnerais les adresses et solutions gratuites pour créer votre bureau virtuel.
